20 mai Hjemmekontor – et gode? for hvem?

Hjemmekontor eller ‘gjemmekontor’? En litt slitt frase riktignok, men det er få ting som selv i dag har så uklare føringer i bedrifter som bruk av hjemmekontor. Og for å ha sagt dette allerede innledningsvis; hjemmekontor egner seg ikke for alle bedrifter. Hjemmekontor egner seg heller ikke for alle ansatte! Det viktigste er å vurdere om det egner seg for akkurat din bedrift, dine ansatte (og kunder), og i så fall hvilke kriterier og kjøreregler som skal ligge til grunn for bruk.

For meg er hjemmekontor helt fantastisk! Jeg kan jobbe hvor som helst og når som helst, og elsker fleksibiliteten i det. Men så er ikke jeg utstyrt med verken rydde- eller vasketvang for å få satt meg ned for å jobbe. Jeg skyver lett rotet til side, og gyver løs på mine oppgaver. Jeg er nok også av den typen som til og med får mer gjort av å sitte på hjemmekontor enn av å sitte på kontoret. Å jobbe på farten, om det er på fly (som i skrivende stund), på toget eller en båt spiller heller ingen rolle for meg. Men det er meg. Det er som nevnt selvfølgelig ikke alle som har en arbeidssituasjon hvor det er hensiktsmessig eller mulig å ha hjemmekontor, og det er heller ikke alle som er typen til å jobbe fra hjemmekontor. Men mange er der i disse digitale tider, og det er fornuftig bruk av hjemmekontor som gir en merverdi for både bedrift og ansatte jeg vil ta for meg i dette innlegget. For riktig tilpasset og med tydelige kjøreregler er hjemmekontor ikke bare et gode for den ansatte, men også for bedriften.

Ikke til hinder for drift

Bruk av hjemmekontor må ikke være til hinder for at ansatte skal få gjort arbeidsoppgavene sine, og avdelingen/bedriftens totale leveranse må ivaretas. Driver for eksempel en avdeling med direkte kundekontakt hvor kunder kommer til kontoret i perioden 8-16, må naturligvis bemanning være på plass i dette tidsrommet. Hva nødvendig kapasitet på kontoret er til enhver tid vil være leders ansvar å bedømme, og leder må her kommunisere tydelig. Muligheten for bruk av hjemmekontor vil derfor kunne være forskjellig fra avdeling til avdeling innen samme bedrift.

Definer hensikt

I noen tilfeller er det oppgavenes art som gjøre at vi med fordel kan ta i bruk hjemmekontor. F eks en konsentrasjonsoppgave, eller skriving av en lengre utredning. Andre ganger en legetime nær hjemmet som gjør at tiden borte fra arbeidet blir kortere av å jobbe hjemme den dagen. Altså kan det være MER hensiktsmessig å bruke hjemmekontor enn å komme på kontoret den dagen. Det er et opplevd gode for de aller fleste ansatte å ha anledning til hjemmekontor. Og ansatte som opplever arbeidsgiver fleksibel er gjerne fleksibel tilbake. Men nedfell at bruken av hjemmekontor skal ha en hensikt, og ikke bare fordi at det er «kjekt å ha» – ‘så slipper jeg kjøringen til og fra jobb’ for eksempel.

Fordeler med hjemmekontor:

• Fleksibilitet for den ansatte i en hektisk hverdag
• En fin måte å tilby ivaretakelse av sykemeldte på vei tilbake der det er hensiktsmessig
• Konsentrasjonsoppgaver kan for noen håndteres mer effektivt
• Lettere sykdom og sykt barn blir ingen hindring for å jobbe (noe)

Tør å snakke om det! Definer kjøreregler for hjemmekontor!

Snakk med dine ansatte om deres ønsket bruk av hjemmekontor, og spør hva slags «hjemmekontorprofil» de er. Hjemmekontor innebærer frihet under ansvar, og tillit liker de fleste av oss å få. Men noen har rett og slett ikke selvdisiplin nok til hjemmekontor, og vet dette selv! Avklares og defineres dette i fellesskap blir ikke dette noen utfordring i praksisen. Kommuniser tydelig overfor alle at ordinær drift alltid skal opprettholdes, og hver leder er ansvarlig for at sin avdeling til enhver tid er operativ med de ressursene som er nødvendig. Definer gjerne en «formålsparagraf» om hjemmekontor i bedriften. F. eks still krav om at bruken av hjemmekontor skal ha et spesifikt formål definert på forhånd. Lag kjøreregler for hva som er innenfor, hva som ikke er det:

• Kriterier å ta stilling til ved mulighet for bruk av hjemmekontor:
  • Fritt frem etter egen vurdering?
  • Avtale med leder på forhånd?
  • Få skriftlig godkjenning av leder på mail?
  • Noen ukedager som ikke er ok?
  • Kan en ha fast(e) hjemmekontordag(er)?
  • Hvor tett på hjemmekontordagen kan beskjed gis?
  • Krav til å være like lett å få tak i på tlf/Skype som om vedkommende var på kontoret
• Er det ok å sette på en vaskemaskin, men kanskje ikke brette tøy og legge in i skapet?
• Krav til egnet arbeidsplass i hjemmet?
  • Aksepteres det at barn høres i arbeidstiden, ref telefonsamtaler med kunder etc
• Presiser at hver og en har ansvar for sitt felles arbeidsmiljø, og dermed tilstedeværelse på kontorarenaen

Noen faresignaler verdt å merke seg kan være:

• Ansatte forventer å få bruke hjemmekontor uten hensyn til bedriften
• Arbeidsmiljøet forringes, få personer på jobb
• Produksjon/leveranser reduseres

Men hvis du først har valgt å gjøre bruk av hjemmekontor, husk her å vise tydelig lederskap og håndter personen(e) dette gjelder, og ikke lag en ny felles føring som reduserer tilgangen for de det faktisk fungerer slik det var tenkt for. Du kan som leder inndra muligheten for bruk av hjemmekontor for enkeltpersoner (og avdelinger) dersom det ikke fungerer etter hensikt.

Et gode for begge

Hjemmekontorordning med tydelige rammer og avklart forventning anser jeg helt klart som et gode både for arbeidstaker og arbeidsgiver! Så er det rom for bruk av hjemmekontor i din bedrift, anbefaler jeg å gi muligheten til dine ansatte, med de rammer skissert ovenfor. Verdt å tenke på når vi nå går mot sommer og ferieavvikling, og du som arbeidsgiver trenger litt fleksibilitet.

Behov for riktig bistand til riktig tid?

Vil du vite mer om hvordan dinHR kan bistå deg i HR arbeidet gjennom support- og rammeavtaler les her.
Vil du vite mer om hvilke tjenester dinHR kan bidra med for deg som har en avtale les her.