01 mai Medarbeiderundersøkelser = systematisk HMS-arbeid

En medarbeiderundersøkelse er et effektivt verktøy som når og involverer mange, og er én av flere muligheter ansatte kan ha for å gi arbeidsgiver sin tilbakemelding. Jevnlige medarbeiderundersøkelser er en effektiv bestanddel av et systematisk HMS-arbeid. Ved å definere – og tydelig kommunisere – målet med undersøkelsen, hvordan den gjennomføres og følges opp i etterkant, samt verdien den har både for ansatte og bedriften, blir undersøkelsen en naturlig del av medarbeideroppfølgingen, involvering, og det strategiske arbeidet i virksomheten.

Jevnlige medarbeiderundersøkelser er dermed en måte å gjennomføre et systematisk HMS-arbeid og medvirkende til å sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø.

Arbeidsmiljølovens § 4 gir arbeidstakere rett til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Den som er ansvarlig for virksomheten skal sørge for at det innføres og utøves internkontroll i virksomheten, og at dette gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres representanter sier forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften). Den sier videre at arbeidstakerne skal medvirke ved innføring og utøvelse av internkontroll. Internkontroll defineres i forskriften som systematiske tiltak som skal sikre at virksomhetenes aktiviteter planlegges, organiseres, utføres, sikres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen.

Det viktige budskapet

Når det skal gjennomføres en medarbeiderundersøkelse så er det viktig å ha tydelig kommunikasjon om hvorfor og hvordan en ønsker å gjennomføre en slik undersøkelse – både for å skape trygghet i håndteringen av resultatet som kommer inn og at det har en hensikt utover selve målingen (jobbe med de riktige tingene, trendstatistikk over tid, involvering, kartlegging etc…).

Definer hva som skal undersøkes

Ulike typer medarbeiderundersøkelser er utformet på ulik måte når det gjelder omfang og innhold, oppbygging og struktur. Før undersøkelsen lages er det er viktig å ta stilling til hva som ønskes målt. Er det en arbeidsmiljøundersøkelse er det viktig å både adressere fysisk og psykisk arbeidsmiljø, mens er det er undersøkelse av medarbeiderengasjement vil for eksempel ambassadørspørsmålet ha stor betydning (vil du anbefale Bedriften AS til andre).

Men det viktigste av alt, ha mål om å gjøre noe knyttet til medarbeiderundersøkelsen, ikke gjennomfør en undersøkelse for kun å ha et avkrysningspunkt for god samvittighet!

Tips til avklaringer i forkant:

• Metode for datainnsamling
• Plan for gjennomføring
• Resultatnivå – hvor mye skal datagrunnlaget splittes, f. eks pr avdeling, pr lokasjon etc
• Budskap som skal følge undersøkelsen
• Spørsmål/påstander undersøkelsen skal bestå av
• Definere gjennomføringsperiode
• Oppsett av påminnelser

Gjennomføring

Det finnes mange gode verktøy som kan brukes til medarbeiderundersøkelser, men det er viktig å gjøre en vurdering av omfanget, og ikke minst om undersøkelsen skal administreres internt eller eksternt. For mange vil det være begrensende i hvor ærlig en tør å være dersom den ikke administreres eksternt, men dette vil i all hovedsak være kulturavhengig.

Jo høyere svarprosenten er, jo høyere har verdien i undersøkelsen mht bruk i det videre arbeidet med resultatet. Nøkkelen til høy deltakelse er at undersøkelsen er profesjonelt gjennomført, at budskapet om hvorfor undersøkelsen gjennomføres er godt, at det er tillit til at svarene håndteres på en god måte, og at ledelsen forplikter seg til å bruke resultatet i å utvikle virksomheten videre.

Nøkkelen til vellykket bruk av medarbeiderundersøkelse som en del av det systematiske HMS-arbeidet er:

• avklart hyppighet
• at ledelsen tar resultatet på alvor
• at ansatte informeres og involveres i resultatet
• at det jobbes med konkrete tiltak

Lykke til! Og skulle du ønske bistand i å utarbeide og gjennomføre en spesialtilpasset medarbeiderundersøkelse til din bedrift, ta kontakt med Kine Aasheim på 91623873 eller kine@dinhr.no.