En personalhåndbok behøver ikke være kjedelig!

En personalhåndbok behøver ikke være kjedelig!

En personalhåndbok er et fantastisk verktøy for god HR og god ledelse, og behøver langt ifra å være et tørt og kjedelig dokument eller system. En god personalhåndbok gjør det enklere å være leder, og mer forutsigbart å være ansatt.

En god personalhåndbok er både et oppslagsverk på konkrete temaer som lønn, ferie og permisjoner, men også et strategisk verktøy som tydelig kommuniserer hva bedriften er, hvilken retning som skal tas for å nå mål og visjon, og med hvilket tankesett og tilnærming. En personalhåndbok er dermed en viktig støtte i utvikling av ønsket organisasjonskultur. Hvilke verdier skal etterleves i alt som sies og alt som gjøres, og hvordan ses disse i faktisk handling? Hva er fokusområdene den nærmeste tiden, og hva vil alle ansatte bli målt på?

Personalhåndboken er også en del av det systematisk HMS-arbeidet som arbeidsgiver etter Arbeidsmiljøloven er pliktig til å utøve. Hvordan ting gjøres «hos oss» er nedfelt i personalhåndboken, og i lys av det systematiske HMS-arbeidet så er det også et naturlig sted å nedfelle hvordan den systematiske medarbeideroppfølgingen og involveringen gjennomføres f. eks gjennom medarbeidersamtaler, medarbeiderundersøkelser, sykefraværsoppfølging, vernearbeid i samarbeid med verneombud, som f. eks vernerunde mm.

 

Gevinst

Sett retning, og skap forutsigbarhet og medarbeiderengasjement med en levende personalhåndbok som alle i bedriften både har, og ønsker å ha, et aktivt forhold til. Dette er med på å støtte oppunder og videreutvikle organisasjonskulturen. Du kan til og med måle dine medarbeidere på det om det kommuniseres ut i forkant. Ved nyansettelser kan personalhåndboken bli en effektiv del av onboardingen, og et viktig bidrag i å komme raskt inn i verdiskapende arbeid.

 

Hvordan lage en personalhåndbok som skaper verdi? Her er noen praktiske tips:

    1. La innholdet være relevant og oppdatert
    2. Ledelsen i sin helhet må «eie» den (ikke la det være noe «HR greier»)
    3. Skriv om det som er viktig, ikke bare det som er riktig (rent lovmessig). Kommuniser mål, visjoner, bedriftsverdier, slagord etc.
    4. Kommuniser hvorfor personalhåndboken er et viktig verktøy både praktisk og strategisk
    5. Lag god oversikt og god innholdfortegnelse så det er lett å finne frem
    6. Bruk allmøter el til opplæring i bruk av personalhåndboken – trekk ut hovedessensen av ett kapittel av gangen f. eks
    7. Lag quiz’er med temaer i personalhåndboken med artige premier

 

«Papirbasert» eller elektronisk system

Det er mange elektroniske systemer for personalhåndbok ute i markedet, og de aller fleste kan spesialtilpasses til akkurat din virksomhet. Fordelen med et elektronisk system er at oppdatering ved endring i lovverk blir ivaretatt. Søkefunksjonen vil også være et fortrinn kontra et «dokumentbasert» system. Når det er sagt så vil en «dokumentbasert» personalhåndbok med rutine for oppdatering være mer enn nok for de aller fleste bedrifter – det viktigste er å ha en (som «virker»). Dette er naturligvis noe påvirket av størrelse på bedriften.

 

Ønsker du bistand i enten å lage en ny personalhåndbok, eller oppdatere og modernisere en eksisterende personalhåndbok, er det bare å ta kontakt. Kartlegging av behov og implementering av elektronisk system kan også gis bistand til. Velkommen til å kontakte Kine Aasheimkine@dinhr.no eller 91623873.

Kine Aasheim
kine@dinhr.no


Hei!

Vil du motta månedlig nyhetsbrev fra dinHR? Vi holder deg oppdatert om kurs og annen nyttig info relatert til HR-arbeidet.

Velkommen til dinHRs nyhetsbrev!