07 mar Hvordan gjennomføre et godt online møte

Online møter er en fantastisk møteform når alt fungerer. Ikke bare er det tidsbesparende i form av at det ikke medfører reisetid, det er også et miljøvennlig valg. Det er fullt mulig å gjennomføre et godt online møte, både med få og mange deltakere. Mange opplever likevel en del plunder og heft med online møter, så hvordan kan vi best legge til rette for at det også blir en effektiv møtearena?

Alle som har deltatt i online møter vet at mye tid kan bli spist opp av tekniske utfordringer ved oppstart. Noen har ikke lyd, andre har ikke bilde osv… Er det i tillegg både online møtedeltakere og et fysisk møterom som skal kobles opp med prosjektor etc begynner tiden fort å løpe. Og har en ikke deltatt mye på online møter kjennes det gjerne på litt utrygghet om hvordan dette fungerer i tillegg.

Vær forberedt

Som i god møteånd for øvrig, forbered møtet du skal være med på – også teknisk. Logg på tidsnok til å sjekke at dine lydinnstillinger fungerer – gjerne 5 – 10 minutter før om mulig. I enkelte møteapplikasjoner må møteeier starte møtet, og du blir da ventende i «foajeen» til møtet starter.

Tekniske utfordringer

Siden vårt viktigste verktøy er mikrofon og høyttaler (og gjerne kamera), så er det også disse som kan skape de største problemene for oss. Bli kjent med hvordan du kan bytte lyd og bildeinnstillinger, og test i forkant av møtet at alt fungerer som det skal.

Skal det brukes skjermdeling bør også dette sjekkes i forkant – at du viser det du har tenkt å vise. De fleste programmer gir deg mulighet til å velge både hvilken skjem (om du har flere) du vil bruke og hvilket program eller fil du vil dele.

Lyd

Headset med mikrofon gir best lyd både for deg og de andre møtedeltakerne, så unngå høyttaler om mulig.

Antall deltakere

Når det kun er to deltakere i møtet vil hinder for effektivitet i all hovedsak være lyd og bilde. Når antallet møtedeltakere øker blir møtedisiplinen viktig. Å prate etter tur blir viktig. Jo flere deltakere, jo «lettere» er det å falle ut. Egen aktiv deltakelse er derfor viktig. Møteleder må også være ekstra oppmerksom på at det som i alle møteformer er noen som alltid er komfortable og deltar, mens andre ikke er det. Vi er forskjellige. Husk derfor å spørre deltakere mer eksplisitt med navn om de har noen innspill rundt temaet.

De beste online møtene vil være der hvor alle deltar online. Så selv om det er et kombinertmøte hvor det er flere på ett sted, vil møtet oppleves bedre om alle sitter koblet opp hver for seg enn noen samlet i et møterom. Det er også fort å «glemme» de som er med online om møtet også er fysisk, noe som igjen gir de fysiske deltakerne mer plass.

Bruk av webkamera

Mage kvier seg for å bruke webkamera, men for at et online møte skal være et fullgodt alternativ til fysisk møte, vil jeg sterkt oppfordre til å bruke webkamera. Det gir en «nærere» opplevelse av hverandre, og det gir mulighet for oss til å få med oss noe kroppsspråk.

Tips til god (online) møtekultur:

• Innkalling sendes ut i god tid med en overordnet agenda
• Koble opp i god tid, sjekk lyd og bilde
• Tydelig møteledelse
  • Agenda for møtet
  • Hva er hensikten med møtet, og hva er det møtet skal føre til eller bidra til
  • Bli enige om møtedeltakerne skal være ‘mutet’ når de ikke snakker eller om mikrofonen skal være på hele tiden
  • Gi deg til kjenne med navn når du skal prate om ikke alle er veldig godt kjent
• Aktiv deltakelse. Det er lettere å « falle ut» med andre ting og tanker i et online møte – noe som krever mer styrende møteledelse med oppfølgende spørsmål og «disiplin» fra møtedeltakere
• Definer oppfølgingspunkter og ansvar ved avslutning
• Avslutt til avtalt tid

En fordel med online møter er opptaksmuligheten, men husk GDPR og godkjenning av bruken av et ev. opptak av et møte.

Devicer

Online møter kan gjennomføres både på PC/Mac og telefon, men PC/Mac gir ofte flere bruksmuligheter og funksjonalitet. Telefon er likevel et godt alternativ for deltakelse om ikke PC/Mac er tilgjengelig. Det viktigste er å bli kjent med devicene du bruker og hvordan funksjonaliteten fungerer. Lær deg hvordan lyd og bilde/kamera skrus av og på, sånn at du kjenner deg trygg i bruken underveis i møtene. Føler du deg utrygg, koble sammen med noen du kjenner og test!

Gode alternativer for online møter:

• Zoom (Enkel pålogging – god på å vise alle deltakere samtidig. Har både gratis og betalvariant)
• Whereby (Enkel pålogging, noe begrensning i antall samtidige deltakere. Har både gratis og betalvariant)
• Skype (Gratis, men både møteleder og deltakere må ha Skype konto)
• Google hangouts (Gratis for brukere av Google konto, møtedeltaker må også ha Google konto)
• Teams (Microsoft produkt mot betaling, møteeier må ha slik konto, men kan invitere deltakere uten)

Godt online møte 😊