26 des Jatakk til daglig lunsjmøte på Teams

Når Teams er det viktigste samhandlingsverktøyet i hverdagen, så kan den fortløpende daglige dialogen bli skadelidende. Men den trenger ikke bli det. Den kan til og med bli bedre! Dersom det før betydde å være fysisk på samme lokasjon, så vil det for mange oppleves som en endring når den daglige dialogen slik vi kjente den ble borte. Men ved å sette en slik dialog inn i en struktur, så vil dette til og med kunne bli bedre.

En «Teamsmøtehverdag» kan fort bli i overkant effektiv. Vi kan i utgangspunktet gå fra møte til møte uten å engang tenke på forflytning. Det er bare å avslutte ett møte, for så å klikke delta i et det neste. Men vi trenger alle pauser, og ikke minst mat, for å kunne levere jevnt og godt gjennom en arbeidshverdag. Det optimale er dermed å skape en arena som både ivaretar behovet for lunsj, og ikke minst sosial omgang.

Og noen klarer til og med å inkludere enda mer på en slik arena. Jeg har hatt gleden av å være en del av HR avdelingen til Eltel Networks, med HR direktør May-Line Aga Åsheim i spissen,  som har løst dette på svært god måte. Et daglig  lunchmøte har både blitt en kilde til kjappe avklaringer, felles kompetanseheving og sosial dialog.

En helt time er hver dag booket i kalenderen til HR lunsj. Og HR lunsj består først av 30 min fortløpende saker og informasjonssaker, for så å gå over i sosialt samvær. Det er både ønsket og forventet at det klirrer i tallerkener og «prates med mat i munnen». Med en slik struktur vil alle både få spist og avklart fortløpende saker som det er fint å få kollegaers syn på. Erfaringen fra teamet er udelt positiv! Det som startet som en booking i kalenderen for å sørge for at alle fikk spist i løpet av en svært hektisk periode, har nå blitt en kjærkommen møteplass som møter – nettopp behovet for daglig dialog. Det skrives også en rask logg fra lunsjmøtene (dette går på rundgang i teamet).

Hvordan komme i gang med en slik møtestruktur:

1. Leder kaller inn til daglig møte (og justerer fortløpende om det er behov for å justere tidspunkt eller avlyse hvis få kan)
2. Skriving av logg fordeles (gjerne på rundgang 1 uke av gangen – følg en felles mailtråd hvor ‘replay all’ brukes og dato settes inn øverst. Oppfølgingssaker markeres f. eks i gult)
3. Agenda:
   1. Oppføring av liste med innmeldte saker fra deltakerne, og eventuelle informasjonssaker
   2. Ev. andre inviterte med definert tema
   3. Gjennomgang av punkter fra tidligere lunsjlogger
   4. Gjennomgang av dages punkter
   5. Sosialt samhold (når dagens saker er gjennomgått – husk å avsette tid til dette, kan også fort bli slukt i agendapunkter)

Faste dagsmøter er en struktur som er velkjent innenfor IT, men er veldig overførbart til andre virksomhetsområder. Prøv med folka dine!

Lyst til å lese mer om gjennomføring av gode onlinemøter? Se mer her.